Flujo de trabajo diario en recepción

Introducción

Este apartado describe el flujo de trabajo típico de una jornada completa para el asistente de recepción usando Orca Clinic.

Objetivo

Optimizar la gestión diaria de la recepción para minimizar tiempos de espera, reducir errores y asegurar una experiencia excelente al paciente.

Cómo funciona

El flujo de recepción se apoya en tres módulos principales: Citas (para gestionar la agenda del día), Pacientes (para verificar y actualizar datos) y el Dashboard (para monitorizar el estado general en tiempo real).

Paso a paso

1. 1INICIO DE JORNADA: Abre el Dashboard y revisa las citas del día en 'Vista Panel'.
2. 2Comprueba que todos los pacientes de hoy tienen sus datos de contacto actualizados.
3. 3Envía confirmaciones a pacientes que aún no han confirmado (manual o via automatización).
4. 4DURANTE LA JORNADA: Cuando llegue un paciente, busca su ficha en Pacientes y comprueba su cita.
5. 5Cambia el estado de la cita a 'En sala de espera' cuando el paciente llegue.
6. 6Cuando el doctor esté listo, cambia el estado a 'Llamando'.
7. 7Si un paciente llama para cancelar o modificar, abre su cita y actualiza el estado o reagenda.
8. 8Para pacientes nuevos: crea el contacto, agenda la cita y gestiona el consentimiento.
9. 9CIERRE DE JORNADA: Revisa las citas de mañana y envía recordatorios a los que falten.
10. 10Registra los contactos nuevos del día y archiva las conversaciones cerradas.

Consejos

• Mantén el Dashboard abierto en todo momento durante la jornada.
• Usa la vista 'Hoy' en Pacientes para tener la lista de pacientes del día a mano.
• Si hay muchas llamadas simultáneas, usa el Inbox para no perder ningún mensaje.
• Confirma las citas de pasado mañana al finalizar cada día — reduce los no-show un 30-40%.

Errores frecuentes